Cette nouvelle version de la Foire aux questions (FAQ) présente les adaptations exceptionnelles et temporaires apportées aux règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et autres organes collégiaux des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé, telles qu’elles résultent de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 modifiée par l’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 et du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 tel que modifié par le décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020.

Afin de permettre aux assemblées et autres organes collégiaux des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé de continuer à exercer leur mission malgré la crise sanitaire et les mesures restrictives prises pour y répondre – et ainsi assurer la continuité du fonctionnement de ces personnes et entités –, plusieurs adaptations exceptionnelles et temporaires avaient été apportées à leurs règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération au printemps.

Ces mesures figuraient dans deux textes :

  • l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19 ;
  • le décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19.

Ces deux textes étaient applicables du 12 mars au 30 novembre (après que leur application avait été prolongée par le décret n° 2020-925 du 29 juillet 2020).

En raison de la persistance de la crise sanitaire et des mesures restrictives prises pour y répondre, ces mesures ont été prolongées et adaptées :

  • d’une part, l’ordonnance n° 2020-1497 du 2 décembre 2020 a prolongé l’application de l’ordonnance du 25 mars 2020 jusqu’au 1er avril 2021 et y a apporté plusieurs adaptations à l’effet, notamment, de renforcer les droits des membres des assemblées en cas d’organisation d’une assemblée à huis clos et de faciliter l’adoption à distance des décisions relevant de la compétence des assemblées ;
  • d’autre part, le décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020 a prolongé l’application du décret du 10 avril 2020 jusqu’au 1er avril 2021 et y a apporté plusieurs adaptations, répondant aux mêmes objectifs que ceux décrits ci-dessus.

 

>> Télécharger la FAQ "Tenir son AG ou son CA dans le contexte de la crise sanitaire" mise à jour au 4 janvier 2021

 

Au sommaire :

1 - Quelles mesures ont été prolongées, et jusqu’à quand l’ont-elles été ?

Règles relatives aux assemblées

Règles spécifiques aux assemblées « à huis clos »

2 - Que signifie tenir une assemblée « à huis clos » ? [Article 4 de l’Ordonnance]

3 - Qui prend la décision de tenir une assemblée « à huis clos » ? [Article 4 de l’Ordonnance]

4 - En cas d’assemblée « à huis clos », quels sont les droits des membres des assemblées ?

5 - En cas d’assemblée « à huis clos », comment les membres de l’assemblée peuvent-ils participer et voter ?

6 - En cas d’assemblée « à huis clos », comment les pouvoirs (également appelés mandats ou procurations) sont-ils traités ? [Article 6 du Décret]

7 - En cas d’assemblée « à huis clos », comment le bureau de l’assemblée doit-il être composé ? [Article 8 du Décret]

8 - En cas d’assemblée « à huis clos », le procès-verbal de l’assemblée doit-il comporter certaines mentions spécifiques ? [Article 4 du Décret]

9 - En cas de basculement d’une assemblée « en présentiel » à une assemblée « à huis clos », ou inversement, comment les membres de l’assemblée doivent-ils être informés ? [Article 7 de l’Ordonnance]

10 - En cas de basculement d’une assemblée « en présentiel » à une assemblée « à huis clos », ou inversement, les membres de l’assemblée peuvent-ils modifier leur mode de participation ? [Article 7 du Décret]

11 - En cas de basculement d’une assemblée « à huis clos » vers une assemblée « en présentiel », les droits dont les membres de l’assemblée bénéficiaient en raison de la tenue de l’assemblée « à huis clos » sont-ils remis en cause ? [Articles 7 de l’Ordonnance et 8-3 du Décret]

12 - Existe-t-il des dispositions spécifiques aux sociétés cotées qui organisent leurs assemblées générales « à huis clos » ? [Articles 5-1 de l’Ordonnance et 8-1 et 8-2 du Décret]

Autres règles exceptionnelles relatives aux assemblées (« en présentiel » ou « à huis clos »)

13 - Est-il possible de permettre aux membres de l’assemblée de participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle ? Dans quelles conditions et selon quelles modalités ? [Article 5 de l’Ordonnance]

14 - Est-il possible de permettre aux membres de l’assemblée de voter par correspondance ? Dans quelles conditions et selon quelles modalités ? [Articles 6-1 de l’Ordonnance et 4-2 du Décret]

15 - Est-il possible de permettre aux membres de l’assemblée de voter par voie électronique ? Dans quelles conditions et selon quelles modalités ? [Article 5 du Décret]

16 - Est-il possible de procéder à la consultation écrite des membres de l’assemblée ? Dans quelles conditions et selon quelles modalités ? [Articles 6 de l’Ordonnance et 4-1 du Décret]

17 - Le vote par correspondance ou la consultation écrite peuvent-il intervenir par voie de message électronique ? Les mandats peuvent-ils être envoyés par voie de message électronique ? [Article 3 du Décret]

18 - En cas d’impossibilité de convoquer l’assemblée par voie postale, existe-t-il un risque de nullité de l’assemblée ? [Article 2 de l’Ordonnance]

19 - Est-il possible de procéder à la communication des documents ou informations préalables à la tenue d’une assemblée par voie électronique ? [Article 3 de l’Ordonnance]

20 - Est-il possible de reporter l’assemblée ? Dans quelles conditions ?

Règles relatives aux organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction

21 - Est-il possible de tenir une réunion d’un organe collégial d’administration, de surveillance ou de direction tel qu’un conseil d’administration par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle ? [Article 8 de l’Ordonnance]

22 - Est-il possible de procéder à la consultation écrite d’un organe collégial d’administration, de surveillance ou de direction tel qu’un conseil d’administration ? [Article 9 de l’Ordonnance]

 

Article publié initialement le 27 mars - mis à jour le 14 avril - mis à jour le 15 mai - mis à jour le 4 juin - mis à jour le 25 juin - mis à jour le 30 juillet - mis à jour le 4 janvier 2021